7 rad dla organizatorów wydarzeń

Nieważne, czy organizujesz grę miejską, dużą imprezę plenerową czy 80. urodziny babci. Droga do sukcesu jest pełna pułapek. Oto 7 rad od nas dla wszystkich organizatorów. Wierzymy, że pomogą Ci one zorganizować lepsze wydarzenia!

1.“Plany są niczym. Planowanie jest wszystkim” mawiał Dwight Eisenhower, prezydent Stanów Zjednoczonych. Nieistotne, jak wiele masz planów – zawsze coś może nie wyjść. Ważne, aby elastycznie reagować na zaistniałe sytuacje. Innymi słowy, wprowadź w swój plan to, że będziesz go musiał zmieniać. Trzymanie się za wszelką cenę planu może doprowadzić do katastrofy. W przypadku kryzysu wybierz swoje priorytety i skup się na ich osiągnięciu!

2. Nie bój się zaufać ludziom. Każdy event to dzieło od kilku nawet do kilkuset osób. Nie sposób mieć wszystkiego pod kontrolą. Zaakceptuj to. Nie rozdwoisz się, więc… działaj wspólnie z innymi.

3. Rozdzielaj zadania. Zastanów się, kto z Twojego zespołu ma cechy, dzięki którym będzie mógł łatwo wykonać określoną czynność i dostosuj do nich jego rolę. Zidentyfikuj działania kluczowe – powierz je osobom, do których masz największe zaufanie. Nie zapomnij przy tym o “świeżakach”. Jeśli ciągle będą dostawali mało odpowiedzialne zadania, znudzą się i będą mniej efektywni. Pozwól im działać pod okiem kogoś doświadczonego, aż nie zdobędą Twojego zaufania.

4. Kontakt z zespołem. I nie mówimy tu tylko o spotkaniu przed samym eventem (wyjaśnienie, co się będzie działo i upewnienie się, że wszyscy wiedzą, jaka jest ich rola). Bardzo ważny jest kontakt w trakcie samego wydarzenia. U nas, zamiast korzystania z komórek, doskonale sprawdza się walkie-talkie z zestawem słuchawkowym. Dzięki temu każdy członek zespołu, jest na bieżąco ze wszystkimi planowanymi i nieplanowanymi sytuacjami. Niektóre kwestie Twój zespół rozwiąże dzięki temu sam!

5. Bądź asertywny. To w sumie rada dotycząca zarówno przygotowania eventu, jak i rozmów z klientami. Jeśli widzisz, że kontrahent wymaga realizacji elementu, co do którego masz wątpliwości (organizacyjne, merytoryczne, dotykające charakteru samego eventu lub jakiekolwiek inne), powiedz o tym. Może uda się znaleźć optymalne rozwiązanie. Pamiętaj – to Ty masz doświadczenie w realizacji wydarzeń. Jeśli w ciemno będziesz wszystko akceptować, klient na etapie rozmów będzie bardzo zadowolony, ale przy realizacji może dojść do sytuacji, gdy coś się “wyłoży”. A ty to przecież przewidziałeś!

6. Jeżeli coś nie idzie według planu, nie panikuj. Pamiętasz punkt pierwszy dotyczący planowania? W ramach uzupełnienia, opartego na wieloletnim doświadczeniu, podkreślimy, że to właśnie Ty jesteś organizatorem i wiesz dokładnie, jak miało wyglądać wydarzenie. I tylko Ty. Gdy w trakcie zachodzi konieczność zmian, zrób je. Pamiętaj tylko: jeśli nie będziesz panikował, uczestnicy mogą nawet nie zauważyć, że coś odbiega od planu wyjściowego. Nerwowe rozmowy nie wpłyną dobrze na Twój profesjonalny wizerunek, jedynie zwrócą uwagę uczestników na niespodziewane elementy wydarzenia.

7. Zbierz informację zwrotną. Najlepiej dwa razy. Staramy się to robić po każdym wydarzeniu, które organizujemy. Pierwszy raz prosimy o informację zwrotną na temat naszej realizacji “na świeżo”. Czasami ma to formę bezpośrednią – podsumowujemy całość z koordynatorem ze strony klienta, innym razem pośrednią – wsłuchujemy się w komentarze uczestników i wyłapujemy komentarze: “to było super”, “to było trudne”, “a to mnie najbardziej zaskoczyło”. To bardzo cenne informacje! Drugi raz kontaktujemy się po jakimś czasie, gdy już temat wydarzenia jest zamknięty, a emocje z nim związane opadły. Wtedy możemy się spodziewać racjonalnych uwag i komentarzy.

Na koniec życzymy Ci, aby zarówno te pierwsze uwagi – emocjonalne – były tak samo dobre, jak te drugie – już przemyślane i wyważone :). Wierzymy, że z naszymi radami może Ci się to udać!

Jeśli masz swoje dobre praktyki, którymi chciałbyś się podzielić lub chcesz podyskutować z którymś z punktów, napisz do nas! Czekamy na Twoje opinie i komentarze. A tymczasem – do zobaczenia na wydarzeniach!