WYBÓR DOBREJ AGENCJI EVENTOWEJ – czym się kierować?

Przy zatrudnieniu agencji eventowej ważne jest, by sprawdzić czy miała ona doświadczenie w organizacji wydarzeń podobnych do planowanego. Nie chodzi tylko o to, czy organizowała dokładnie taki sam rodzaj zabawy, np. mobilny escape room. Ale czy firma ma odpowiednie doświadczenie, by zorganizować imprezę adekwatną do Twoich potrzeb i oczekiwań czy okoliczności. Czy organizowała wydarzenie dla podobnej liczby osób, o podobnym celu i charakterze.

Firmy eventowe zajmują się organizacją różnego rodzaju imprez. W branży eventowej każde wydarzenie jest inne, a różnice mogą być znaczące. Od lokalizacji, przez liczbę uczestników, aż po charakter wydarzenia. Dlatego nawet setki zorganizowanych imprez w postaci gal biznesowych z cateringiem nie musi gwarantować udanej imprezy w stylu śledztwa kryminalnego czy wieczoru tematycznego. Warto zwrócić uwagę na doświadczenie agencji w organizacji eventów firmowych o podobnym profilu.

Kolejnym czynnikiem wyboru odpowiedniej agencji eventowej jest sposób, w jaki planuje dojechać na miejsce eventu. Profesjonalna firma eventowa przyjeżdża z zapasem czasowym. Wiele agencji dociera jednak na ostatnią chwilę, co generuje niepotrzebny stres. Dobrze jest dowiedzieć się czy koordynatorzy imprezy integracyjnej przyjadą dzień wcześniej, jeżeli miejsce wydarzenia zlokalizowane jest w dużej odległości od siedziby firmy, czy może wybierają się w drogę na event o 4:00 rano.

Tego rodzaju szczegóły mogą mieć duże znaczenie zarówno w kontekście bezpieczeństwa, jak i płynności organizacji imprez i eventów. Upewnij się, że firma, z którą nawiązujesz współpracę, uwzględnia odpowiedni margines czasowy. Przełoży się to zarówno na spokój uczestników gry, jak i bezpieczeństwo animatorów i koordynatorów eventu.

Zwróć uwagę, jak wybrana firma eventowa radzi sobie z terminowością i słownością w kontaktach, jeszcze przed wydarzeniem. Jeśli obiecuje przesłać ofertę do konkretnego dnia, to profesjonalizm nakazuje dotrzymanie słowa. To może być istotny wskaźnik odpowiedzialności na każdym etapie realizacji wydarzenia.

Zadaniem agencji eventowej jest stworzenie dobrej relacji pomiędzy organizatorem imprezy a osobami obsługującymi wydarzenie. Bez nadawania na tych samych falach i nici porozumienia, koordynacja wydarzenia i współpraca z agencją eventową może być trudna i stresująca dla obu stron. Zaufaj swojej intuicji – jeśli czujesz, że nie ma między wami dobrego „feelingu”, warto rozważyć inne opcje.

Elastyczność firmy, w stosunku do Waszych pomysłów na integrację firmową, to kolejny wskaźnik profesjonalnej agencji eventowej. Dobrze jest wybrać agencję eventową, która nie tylko jest otwarta na nowe pomysły i wizje imprezy, ale ma odwagę powiedzieć, że dana propozycja może się w konkretnych okolicznościach nie sprawdzić. Najlepsza firma eventowa, to taka która potrafi dzielić się swoim doświadczeniem. Jest to istotne zwłaszcza wtedy, gdy Twoja firma zamawia takie wydarzenia sporadycznie.

Przy korzystaniu z usług agencji eventowej nie można zapominać o umowie. Upewnij się, że podpisujesz umowę, która jasno określa odpowiedzialność obu stron. Powinna ona zawierać kary umowne, które będą miały charakter obustronny. To ważne, by zarówno zamawiający, jak i agencja eventowa ponosili odpowiedzialność za realizację wydarzenia.

Upewnij się, że masz możliwość skontaktowania się z koordynatorem Twojej imprezy jeszcze przed wydarzeniem. Bezpośredni kontakt z osobą, która będzie cały czas na miejscu, może znacząco wpłynąć na przebieg całej zabawy.

Wiele firm pracuje w międzynarodowych zespołach. Warto dowiedzieć się, czy agencja ma doświadczenie w organizacji wydarzeń w języku angielskim oraz czy organizacja eventu po angielsku zmienia cenę usługi. Obecnie, najlepsze agencje eventowe, uznają komunikację w języku angielskim za standard dostosowany do potrzeb klienta, i cena eventu anglojęzycznego nie jest wyższa niż tego, który odbywa się w j. polskim.

Sprawdź, czy firma, z którą planujesz rozpocząć współpracę, jest aktywna w mediach społecznościowych. Czy dzieli się zdjęciami ze swoich realizacji? Czy komentarze Klientów są pozytywne? W jaki sposób się komunikuje? Może to być cenna informacja, czy firma rzeczywiście ma doświadczenie i warto jej zaufać.

Nie zapomnij sprawdzić opinii w Internecie. Wielu klientów agencji eventowych chętnie zostawia na ich profilach opinie lub komentarze pod postami. Wybór dobrej agencji eventowej może ułatwić przeszukanie Google, Facebooka oraz branżowych grup, gdzie możesz znaleźć referencje oraz opinie na temat danej firmy. To może Ci pomóc w podjęciu świadomej decyzji i uniknięciu nieprzyjemnych niespodzianek.

Zanim powierzysz danej firmie organizację Twojego eventu, sprawdź, jakiego rodzaju rozrywkę i zabawy proponuje w ramach team building. Czy jest to integracja polegająca na przenoszeniu balonika między ludźmi? Czy może bardziej kreatywna i ambitna rozrywka? Liczy się zaangażowanie wszystkich uczestników gry oraz zadania i łamigłówki wymagające współpracy. Tylko wtedy event faktycznie jest integracyjny. Sprawdź, czy scenariusze gier są fabularyzowane. Sprzyja to immersji i lepszemu doświadczeniu zabawy! Istotne jest też to, czy w ofercie agencji są gry personalizowane – dopasowane do charakteru, klimatu oraz celu Twojego wydarzenia.

Działalność agencji eventowych często ogranicza się tylko do niektórych aspektów realizacji wydarzenia. Upewnij się, co dokładnie organizuje agencja eventowa i czy zapewnia kompleksową realizację imprezy. Ważne, by to agencja ustalała z hotelem lub zarządcą terenu wszystkie niezbędne formalności, i dbała o oprawę wizualną i muzyczną. A także zapewniała wszelkie materiały, sprzęt, gadżety, nagrody oraz promocję wydarzenia. A po wszystkim, by przywróciła wygląd miejsca do stanu pierwotnego.

Sprawdź czy firma działa tylko lokalnie czy realizuje eventy na terenie całej Polski. Wybierając tę drugą opcję, masz pełną swobodę wyboru miejsca realizacji wydarzenia.

Na koniec, zastanów się, jakie są Twoje kryteria wyboru dobrej agencji eventowej. Co dla Ciebie i Twoich pracowników jest najważniejsze? Czy jest to doświadczenie i elastyczność? Kontakt z koordynatorem, kreatywność atrakcji? Czy może jeszcze coś innego? 

Aby wybrać najlepszą agencję eventową w celu organizacji imprezy firmowej, decyzja ta powinna zapaść w sposób świadomy. Wybór ten może w zasadniczy sposób zdecydować o sukcesie lub porażce Twojego wydarzenia firmowego.

Zwracając uwagę na nasze 11 wskazówek, zwiększysz swoje szanse na zorganizowanie udanej integracji firmowej!