Duże gry terenowe dla setek uczestników – jak je zorganizować?

Organizacja wydarzeń dla dużych grup, liczących od kilkuset do nawet tysiąca osób, to wyzwanie, które wymaga starannego planowania i koordynacji. Wiele firm zadaje pytanie, jak zaangażować wszystkich uczestników w tym samym czasie? Kluczem do sukcesu w takich sytuacjach są duże gry miejskie i terenowe, które można dostosować do potrzeb ogromnych grup, i które pomimo dużej liczebności nadal pozwalają się integrować.

W tym artykule podzielimy się naszymi wskazówkami i sposobami na duże gry integracyjne dla pracowników oraz eventy dla mieszkańców. Omówimy szczegóły organizacyjne, od przygotowań, przez realizację, aż po zakończenie wydarzenia.

Przygotowania do dużej gry terenowej dla setek uczestników

Aby uniknąć chaosu w organizacji imprez na tak dużą skalę, najlepszym sposobem jest podział na grupy i wyznaczenie liderów, którzy będą odpowiedzialni za swoje zespoły. Warto pamiętać, że liderzy muszą otrzymać jasne instrukcje dotyczące ich roli, co pozwoli uniknąć zamieszania w trakcie eventu. Podzielenie na zespoły jest istotne nie tylko dlatego, że łatwiej jest koordynować tak dużą ilość osób, ale także dlatego, że praca w mniejszych grupach pomoże zbudować więzi w zespole i jest dobrym sposobem na team building.

• Instrukcje dla liderów: Liderzy powinni otrzymać zarówno pisemne, jak i wideo instrukcje, które szczegółowo wyjaśnią, co mają robić. Dzięki temu, będą lepiej przygotowani na moment, gdy ich zespół będzie potrzebował wsparcia.
  
• Zbiórka przed startem: zorganizowanie zbiórki organizacyjnej przed rozpoczęciem zabawy w terenie jest kluczowe. Powinna ona zacząć się na około 30 minut przed startem, aby odpowiedzieć na pytania uczestników i zarządzać tłumem.

Dzięki temu, zminimalizujesz ryzyko dezorganizacji, która może wystąpić, gdy grupa liczy 1000 osób. Odpowiednie przygotowanie i zarządzanie pozwoli Ci sprawnie rozpocząć imprezę firmową lub miejską.

Wybór terenu pod event na kilkaset osób

Nie każde miejsce nadaje się do zorganizowania imprezy firmowej lub zabawy terenowej na dużą skalę. Ważne jest, by teren był odpowiednio przemyślany i uczestnicy gier mogli się zgromadzić w jednym miejscu, a następnie bezpiecznie rozproszyć. W Polsce jest wiele miast, w których można z powodzeniem zrealizować duże eventy miejskie i terenowe dla firm, jak np. Warszawa, Zakopane, Łódź czy Poznań.

Hotele z terenem: organizując wyjazdy integracyjne, warto rozważyć i wybrać hotele, które mają odpowiednie tereny wokół siebie. Folwark Łochów i Uniejów to przykłady miejsc, które sprawdzają się w organizacji imprez integracyjnych, pikników firmowych i gier terenowych na dużą skalę.

Technologia w dużych grach terenowych

Przeprowadzając setki gier, nie wyobrażamy sobie sprawnego zarządzania grupami kilkuset i więcej, osób, bez wykorzystywania technologii. Aplikacje mobilne mogą być kluczowe ze względów organizacyjnych. Uczestnicy mogą korzystać z aplikacji na swoich smartfonach lub otrzymać tablety, na których znajdą wirtualne karty oraz mapy terenów do odwiedzenia.

Wirtualna karta gry: dzięki aplikacji, zespoły mogą śledzić swoje postępy i dowiadywać się, które punkty z zadaniami powinny jeszcze zaliczyć. 

Logistyka i zarządzanie: ważne jest, żeby odpowiednio zaplanować rozmieszczenie punktów z animatorami oraz z zadaniami do wykonania, aby uniknąć sytuacji, w której zbyt wiele osób gromadzi się w jednym miejscu. Dzięki temu, unikniesz utrudnień związanych z kolejkami na punktach z zadaniami, które mogą spowolnić przebieg wydarzenia. 

Realizacja wydarzenia

Rozpoczęcie imprezy wymaga precyzyjnego planowania. Po przygotowaniu liderów i wyjaśnieniu zasad, można przystąpić do zabawy. Aby zapewnić płynność akcji gry i dynamikę zadań, najlepiej jest zaplanować wiele punktów z animatorami.

Obsługa punktów: rolą zespołów biorących udział w zabawie jest przemieszczanie się pomiędzy kolejnymi stacjami z zadaniami. Dlatego ilość punktów z zagadkami do wykonania powinna być dosyć duża – sugerujemy ok. XX na XX ilość osób. Dzięki temu, kilka grup może jednocześnie wykonywać różnorodne zadania. Kluczowe jest także profesjonalne przygotowanie aktorów i animatorów, którzy zapewniają odpowiednią obsługę na punktach. W tym celu dobrą praktyką w naszej agencji jest Kurs dla Animatorów, który realizuje każdy z naszych pracowników i animatorów. Dzięki temu mamy pewność, że w trakcie gry, pracownicy Państwa firmy spotkają kompetentnych ludzi. 

Interaktywność: scenariusz gry najlepiej zbudować w oparciu o zadania, które są dynamiczne i angażujące. Grupy muszą mieć możliwość szybkiego przemieszczania się pomiędzy punktami, co zapewni im jeszcze większą frajdę. 

Zakończenie wydarzenia

Po wybiciu godziny oznaczającej koniec zabawy przed finałem, ważne jest, aby nie gromadzić wszystkich uczestników w jednym miejscu. Najlepiej podzielić ich na mniejsze grupy, co pozwoli uniknąć frustracji związanej z oczekiwaniem na zakończenie.

Informowanie uczestników: liderzy zespołów powinni wcześniej poinformować grupy o planowanej godzinie zakończenia. Daje to czas na odpoczynek i odświeżenie przed wieczorną galą.

Podsumowanie i nagrody: podczas wieczornego wydarzenia, np. bankietu czy gali, można ogłosić zwycięzców, wymieniając zespoły, które odwiedziły największą ilość punktów, najlepiej wykonały zadania, czy też były najszybsze w rozwiązywaniu zagadek. To także czas na podzielenie się najzabawniejszymi momentami czy prezentację zdjęć z eventu. Dzielenie się doświadczeniami i wrażeniami, sprzyja wzmacnianiu więzi między pracownikami. Dzięki wspólnym przeżyciom Twój zespół ma szansę na jeszcze większą integrację. 

O tym jakiego rodzaju nagrody sprawdzą się najlepiej podczas tego typu przedsięwzięć możesz posłuchać w naszym Cudoporadniku!

Dedykowane tematy dużych gier terenowych

Czy imprezy tematyczne są zarezerwowane tylko dla mniejszych wydarzeń? Nic bardziej mylnego! Eventy terenowe mogą być dostosowane do różnych tematów, które zwiększają ich atrakcyjność i pozwalają wczuć się w klimat gry fabularnej.  Przykładowe gry miejskie i pomysły na eventy firmowe, które cieszą się dużym zainteresowaniem, to:

Superbohaterowie: uczestnicy spotykają animatorów, którzy wcielają się w znane postaci z filmów i komiksów, co zawsze wzbudza wiele radości. No bo kto nie chciałby spotkać na żywo m.in. Dead Poola, Kapitana Ameryki czy Thora, Czarnej Wdowy, Wonder Woman, Mary Shazam, Batmana czy postaci z Power Rangers?

Eko pionierzy: to wersja gry z elementami CSR (Corporate Social Responsibility), w której uczestnicy tworzą budki dla ptaków. To świetny sposób na połączenie dobrej zabawy z pozytywnymi działaniami na rzecz środowiska.

Klimat podróżniczy: to emocjonująca gra, w trakcie której uczestnicy przemierzają różne regiony świata. Pomysły na zadania inspirowane są kulturami i językami innych krajów. Animatorzy, przebrani w stroje charakterystyczne dla danych regionów, mają mnóstwo ciekawostek i intrygujących wyzwań.

Dedykowane imprezy tematyczne: wykorzystanie gier dla dużych grup jest świetnym pomysłem na event promocyjny dla Twojej firmy lub miasta. O realizowanych przez nas dużych wydarzeniach promocyjnych, m.in. dla Zamku Królewskiego w Warszawie z okazji Wystawy „Król się żeni! Rolka Sztokholmska – skarb Zamku Królewskiego w Warszawie”, przeczytasz tutaj. 

Podsumowanie

Organizacja dużych imprez terenowych to skomplikowany proces, który wymaga staranności na każdym etapie. Kluczowe jest przygotowanie, technologia, odpowiednia logistyka, oraz pomysłowe zakończenie. Dostosowanie imprezy do potrzeb uczestników oraz wybór odpowiedniego terenu również mają ogromne znaczenie. Wyzwaniem niewątpliwie jest to, że musisz być przygotowany na różne niespodziewane sytuacje. Zabawy na świeżym powietrzu często obarczone są  ryzykiem kapryśnej pogody, dlatego tym bardziej trzeba zadbać o odpowiednie przygotowanie, zarówno miejsca wydarzenia, jak i osób biorących w nim udział. Warunkiem najlepszych gier i zabaw jest tworzenie ich z myślą o ludziach. Aby to im zapewnić niezapomniane i pozytywne doświadczenia.

Jeżeli potrzebujesz zorganizować imprezę firmową lub grę miejską na kilkaset osób, ale przeraża Cię cała logistyka i na samą myśl łapiesz się za głowę, to daj nam znać! 

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące organizacji dużych gier terenowych, chętnie Ci pomożemy i doradzimy. Zapraszamy do świata niezapomnianych imprez i przedsięwzięć dla setek uczestników! 

P.S. A jeżeli temat organizacji przedsięwzięć na kilkaset osób szczególnie Was interesuje, to posłuchajcie, co Michał z Cudotwórni ma do powiedzenia na ten temat w naszym Cudoporadniku!