Na co zwrócić uwagę organizując event firmowy?
17.07.2017
Przed tobą organizacja wydarzenia? Boisz się, czy przypadkiem o czymś nie zapomniałeś przygotowując event firmowy? Mamy dla Ciebie drobną listę, która pozwoli sprawić, czy coś Ci nie umknęło. Razem z naszymi 7 radami dla organizatorów wydarzeń to już prawie pewny przepis na sukces Twojego eventu!
1/ Wiek uczestników – bardzo ważne by dostosować wydarzenie do wieku i oczekiwań grupy. Panowie po 65 roku życia mogą nie być skorzy do biegania po ultratrudnym torze przeszkód z noktowizorami…
(Z tym punktem wiąże się pewna nasza firmowa historia… Realizowaliśmy kiedyś event, na którym klient nas zapewniał, że większość grupy to ludzie w wieku 35-50 lat, chętni do rozmaitych aktywności. Po przybyciu na miejsce okazało się, że przytłaczającą większość stanowią właśnie Panowie w zaawansowanym wieku emerytalnym :). Mieliśmy dwie godziny, by na miejscu zmienić kształt integracji na taki, który odpowiednio zaangażuje wszystkich… Na szczęście udało się! Ale co się stresu najedliśmy, to nasze :))
2/ Długość trwania – tu ważne jest wyczucie. Spotkaliśmy się już z osobami, które chcą, by każda minuta wyjazdu była zaplanowana i wypełniona po brzegi atrakcjami. Nie dość, że generuje to koszty, to jeszcze nie daje uczestnikom szans na odpoczynek. Z drugiej strony nie ciągnijmy zespołu 400 km od miejsca pracy tylko po to, by im pokazać coś, co zajmie 30 minut… Praktycznie na każdym wydarzeniu warto dać uczestnikom odrobinę swobody – na przełamanie lodów, na niezobowiązujące rozmowy, odświeżenie się, relaks w hotelowym SPA czy spacer po okolicy.
3/ Dobre poinformowanie uczestników. Przepływ informacji między Tobą – Firmowym Organizatorem – a uczestnikami jest kluczowy. Ważne, by wszyscy wiedzieli, gdzie jadą, jak tam się dostają, co muszą ze sobą zabrać. Bardzo mile widziane są wszelkie praktyczne rady: czy na miejscu jest zasięg (nawet nie wiecie, jak często w świetnych miejscach, nie tak daleko od cywilizacji dalej jest z tym problem!), ile potrwa całe wydarzenie, czy będzie miejsce, by usiąść, czy też cały czas będziemy wykonywali różne aktywności. Przekazanie takich informacji nie zepsuje niespodzianki, a zabierze z Twoich barków milion tych samych pytań od każdego (wiesz, o czym mówimy :))
4/ Pogoda – już kiedyś pisaliśmy o tym, że nie ma złej pogody, jest tylko zły ubiór. Nie zmienia to faktu, że warto uczestników poinformować, że wato wziąć kurtki przeciwdeszczowe lub coś ciepłego. Nawet nie wiecie, jak często jest tak, że na zbiórce przed wyruszeniem na atrakcje itp. ludzie wychodzą na zewnątrz i nagle okazuje się, że nie zauważyli deszczu/śniegu (serio!), nie sprawdzili temperatury.
Bonus: My pogodę zawsze sprawdzamy na stronach ICM UW. Może nie jest najbardziej czytelna, ale po nabraniu praktyki daje naprawdę konkretne informacje dot. co nas czeka w najbliższej przyszłości (w pogodznie, wyników „totka” jescze nie przewidują :)).
5/ Ubiór – powiązany częściowo z pogodą, ale tu chcielibyśmy zwrócić Twoją uwagę na inny aspekt. Wydarzenia firmowe mają różna formułę. Jedne są luźne, na innych obowiązuje sztywny dress code. Ważne by uczestnicy wiedzieli (patrz punkt 3), na jaki typ wydarzenia jadą! Gdy ktoś przyjdzie w odmiennym od reszty stylu, nie tylko będzie mu trudno brać udział w przewidzianych aktywnościach, ale również będzie się czuł niekomfortowo. A przecież nie o to chodzi!
6/ Parking – jeśli na event goście docierają autami, warto dowiedzieć się, gdzie mogą zostawić swoje maszyny :). Znalezienie miejsca parkingowego jest elementem budowania pierwszego wrażenia na wydarzeniu – ważne by przebiegło bez problemowo. Czasami główny parking jest oddalony lekko od głównego obiektu. Warto, by uczestnicy w takim przypadku mogli np. podjechać i wypakować się blisko, a następnie mieli informację o konieczności przeparkowania. Ważne! Jeśli parking jest płatny, zadbaj o wjazdówki na niego dla Twoich gości. W kontekście wydarzenia nie jest to wielki koszt, a pokaże, że naprawdę zadbałeś o takie drobne (ale czasami uciążliwie) szczegóły!
7/ Przekaż kluczowe informacje drugiej osobie – nieszczęścia chodzą po ludziach! Po Tobie również! Ważne, by w razie Twoje nagłej niedyspozycji ktoś inny mógł przejąć stery wydarzenia! Wiadomo, żeTy poradzisz sobie najlepiej (:)), ale nawet orły może powalić 40 stopniowa gorączka. Nie pozwól byś sam był najsłabszym ogniwem swojego wydarzenia!
Na koniec mamy dla Ciebie jeszcze jedną, najważniejszą radę! Taką, która nie raz uratuje Twoje wydarzenie: zabierz ze sobą powerbank. Praktycznie na każdym evencie zdarza się nam ratować kogoś, komu uciekły ostatnie % baterii z telefonu!
Mamy nadzieję, że nasze porady przypadły Ci do gustu i uznasz je za użyteczne. Zależy nam by Twój event firmowy wyszedł naprawdę dobrze! Jeśli masz pytania dot. organizacji wydarzeń, nie krępuj się i pisz do nas [email protected] – pomożemy 🙂
