Jak wybrać dobrą firmę eventową? Zwróć uwagę na tych 11 elementów – a już nigdy się nie zawiedziesz!
03.01.2023
Zastanawiasz się jak wybrać dobrą firmę eventową, a może szukasz sprawdzonego organizatora gier miejskich, mobilnych escape roomów czy integracji przez śledztwo?
Jeżeli tak, to koniecznie przeczytaj ten artykuł i sprawdź na co zwrócić uwagę wybierając firmę eventową, by nigdy nie wypowiedzieć takich zdań:
- Już dawno mieli tu być!
- Brakuje połowy rekwizytów, na które się umawialiśmy!
- Aktorzy i animatorzy są kompletnie nieprzygotowani…
Są wydarzenia i okazje, które zdarzają się tylko raz. Najgorsze co może Cię wtedy spotkać, to niewłaściwa organizacja i źle wybrana firma eventowa, przez którą stracisz znacznie więcej niż tylko pieniądze wyrzucone w błoto!
Nie musisz wcale wybierać po omacku: po ładnych zdjęciach na Instagramie czy wierzyć na słowo zapewnieniom o „profesjonalnej obsłudze” i „dynamicznym zespole pełnym kreatywnych pomysłów”.
By uniknąć rozczarowania, zanim podpiszesz umowę z firmą eventową, zwróć uwagę na:
- Czy organizowali już imprezę tego typu?
Pojęcie „event” jest bardzo szerokie. Mieści się w nim zarówno organizacja nietypowych oświadczyn, jak i konferencji międzynarodowej czy terenowej gry miejskiej. Sprawdź czy firma, której zlecasz np. organizację dedykowanej gry miejskiej ma już na swoim koncie takie realizacje. Oczywiście, znajdziesz firmy, które „podejmą się każdego zlecenia”. Ale tylko te, które mają doświadczenie w organizacji określonych wydarzeń, posiadają niezbędne zaplecze, pozwalające robić to dobrze. W przypadku gry to nie tylko rekwizyty i atrakcje. To też odpowiednio dobrani animatorzy, ciekawe scenariusze, przemyślany czas trwania zabaw, itd. Dotyczy to każdego eventu – firma jest w stanie zaproponować Ci najlepsze rozwiązania tylko wtedy, gdy miała już do czynienia z danym wydarzeniem. I tu nie chodzi o to by, było to dokładnie to samo! Co to to nie… ale sam zdecyduj czy ktoś do tej pory grający tylko na niskobudżetowych weselach jest dobrym DJem na imprezę z okazji 10 urodzin firmy ;).
- Dojazd na miejsce wydarzenia – z zapasem czy na ostatnią chwilę?
Z naszego ponad 10-letniego doświadczenia wynika, że zawsze mogą zdarzyć się nieprzewidziane sytuacje, które jako odpowiedzialni organizatorzy powinniśmy wliczyć w przygotowanie dobrego eventu. Obsuwy czasowe przez zakorkowane drogi, wypadki na trasie i zmiany organizacji ruchu, to tylko niektóre z sytuacji, które mogą się wydarzyć. Czasem już na miejscu dzieje się coś, co może zaważyć na powodzeniu całego eventu! Dlatego koniecznie dopytaj czy firma eventowa będzie obecna na miejscu wydarzenia z dużym zapasem czasowym, czy przyjedzie niedługo przed imprezą. Druga opcja jest zdecydowanie bardziej ryzykowna i może Cię narazić na dodatkowy stres.
Na ten temat Michał nagrał też odcinek naszego Cudoporadnika. Znajdziesz go tu:
- Terminowość i słowność w kontakcie mailowym.
Jeżeli firma eventowa obiecuje Ci, że wyśle np. ofertę czy scenariusz w danym dniu i określonej godzinie, a w Twojej skrzynce jest niczym na ulicy Cichosza, to nie jest to dobry znak. Jasne, czasem coś wypadnie, ale porządna firma da Ci zawczasu znać, że obiecany mail dotrze później. Przynajmniej będziesz wiedzieć, że o Tobie pamięta. A to dość ważny znak pod kątem dalszej realizacji eventu i działania w taki sposób, by Klient czuł się zaopiekowany.
- Dobry kontakt i chemia.
Zazwyczaj intuicja nas nie myli. Jeżeli wyczuwasz w kontakcie z przedstawicielami czy właścicielem firmy eventowej jakieś zwodzenie i kręcenie, to najpewniej… ktoś zwodzi Cię i kręci :D. Brak flow w kontakcie jest cenną informacją co do tego, jak będziecie dogadywać się na dalszych etapach realizacji wydarzenia. Chemia musi być po obu stronach. To może pomóc wybrać dobrą firmę eventową. Zarówno firma powinna dobrze czuć się w kontakcie ze swoim potencjalnym Klientem, jak i Klient w kontakcie z potencjalną firmą. Upewnij się, że komunikacja między wami jest: przyjazna, jasna i przejrzysta.
- „Pani, nie da się tego zrobić!”– czyli elastyczność wobec Twoich pomysłów
Nie zawsze wszystko da się zrealizować dokładnie tak, jak to sobie wymarzymy i nie zawsze jakiś pomysł jest korzystny z punktu widzenia całości eventu. Dość łatwo jednak zorientujesz się w rozmowie, czy masz do czynienia z firmą, która ma swoje scenariusze, ściśle się ich trzyma i event zorganizuje „po swojemu”, czy działa zgodnie z zasadą: „rzeczy niemożliwe robimy od ręki, a na cuda trzeba chwilę zaczekać” 😉. I zamiast szukać problemów, będzie proponowała rozwiązania. I nie myl tego z podejmowaniem się każdego zlecenia. Tu chodzi o to, czy Twoja impreza będzie wersją „pudełkową”, którą bierzesz jak jest i nie masz wpływu na nic, czy będzie jednak dostosowana.
- Szczery feedback
Jeśli nie zajmujesz się organizacją imprez to czeka Cię za chwilę szok. Gotowy_a? Nie każdy Twój pomysł na event będzie doskonały. Pytanie czy po drugiej stronie masz partnera, który będzie Ci potrafił powiedzieć np.: „Rozumiem, że zależy Ci na efekcie WOW, ale zrobienie tego w tym punkcie programu to nie najlepsza opcja, bo rozproszy uwagę wszystkich od przemówienia Prezesa”. Jeśli agencja, z którą działasz, wszystko przyjmuje i tylko komplementuje Twoje pomysły to opcje są dwie. Pierwsza – masz więcej doświadczenia od nich (na pewno dalsza współpraca ma sens?). Druga – mają swoje uwagi, ale trzymają je dla siebie (TYLKO DLACZEGO!? To Wasze wspólne wydarzenie!). Pamiętaj, że zamawiając event kupujesz się nie tylko usługę jego realizacji, ale i wiedzę oraz doświadczenie osób, które go przygotowują.
- Umowa
To niezbędny element każdej sensownej współpracy. Nawet jak w tej firmie pracuje Twój znajomy. W Twoim interesie jest zawarcie umowy przed rozpoczęciem eventu. Tylko wtedy będziesz w stanie wyegzekwować, i w razie niepowodzeń rozliczyć firmę z tego, do czego się zobowiązywała. Upewnij się, że firma praktykuje podpisywanie umów i są one przygotowane w odpowiedni i profesjonalny sposób. Jeśli w umowie pojawiają się kary – dobrze by miały charakter obustronny.
- Kontakt z osobą koordynującą event, a nie tylko ze sprzedawcą.
Upewnij się, że posiadasz kontakt do osoby, która będzie odpowiedzialna za organizację Twojego wydarzenia. To może być ktoś inny, niż osoba, która podpisywała z Tobą umowę, szykowała ofertę czy dogrywała szczegóły mailowo. Chodzi o koordynatora eventu, który będzie na miejscu i jest kompetentny do zapewnienia odpowiedniego przebiegu wydarzenia. Jeśli firma zwleka z podaniem kontaktu do tej osoby… odpowiedz sobie – dlaczego?
Sporo tych wskazówek, jak wybrać dobrą firmę eventową, ale dalsza lektura może zagwarantować twojemu wydarzeniu pełen sukces!
- Event in inglisz – zapłacisz za to dodatkowo?
Coraz więcej eventów organizowanych jest w języku angielskim lub z elementami takiej komunikacji. Dotyczy to zarówno wydarzeń dla firm, jak i gier miejskich czy imprez prywatnych. Dla wielu firm eventowych komunikacja w tym języku nie stanowi najmniejszego problemu. Najczęściej żadna dodatkowa opłata nie jest z tego tytułu naliczana. Kosztuje tyle, ile takie samo wydarzenie w j. polskim. Upewnij się czy płacisz dodatkowo za organizację imprezy w j. angielskim.
- Aktywność firmy w social mediach.
Dzisiaj bardziej niż strona internetowa liczy się obecność w kanałach społecznościowych, zwłaszcza w przypadku firm eventowych. Warto sprawdzić czy profil firmy na Facebooku, czy Instagramie „żyje”, i na bieżąco publikowane są posty. Dodatkowo dodawane są relacje z wydarzeń i utrzymywany jest kontakt ze społecznością, to najprawdopodobniej firma działa i dobrze funkcjonuje. Jeżeli natomiast ostatni post zamieszczony był trzy lata temu, a profil świeci pustkami, warto zastanowić się czy taka firma faktycznie jest godna zaufania. Dodatkowo dzięki zamieszczanym publikacjom można zobaczyć przykłady konkretnych realizacji czy reakcje komentujących.
- Opinie o firmie na Google i w Internetach
Rzut okiem na rekomendacje nie zaszkodzi. Nawet jeżeli jakaś firma zaliczy wpadkę i zostanie słabiej oceniona, zawsze możesz zobaczyć jak jej przedstawiciele zareagowali na dany komentarz. To czasem wiele potrafi powiedzieć o samej firmie i sposobie traktowania Klienta. Sprawdź zatem w kilku miejscach jakie firma, z którą się kontaktujesz posiada opinie i jak jest oceniania.
Mamy nadzieję, że tym krótkim poradnikiem odpowiedzieliśmy na pytanie jak wybrać dobrą firmę eventową na Twoją imprezę czy wydarzenie! Teraz zwiększysz swoje szanse na wybór takich ludzi, którzy nie tylko celująco wywiążą się ze swoich zobowiązań, ale podarują znacznie więcej. Zapewnią miłe i wspomnienia i doświadczenia z realizacji Twojego wydarzenia!
I tylko takich współprac i wyborów Ci życzymy! 😊
